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Datenschutzordnung Ruderclub Undine e.V. Radolfzell

Präambel

Der Ruderclub Undine e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten, u.a.

- im Rahmen der Vereinsverwaltung,

- der Organisation des Sportbetriebs,

- der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

Rechtsgrundlage dieser Ordnung ist die Verordnung (EU) 2016 / 679 vom 27.April 2016 („Datenschutzgrundverordnung, DS-GVO“)

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb (z.B. Schnupperrudern, Gastrudern), sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Verarbeitung erfolgt sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und Emailadressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
  2. Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wird im Verein ein elektronisches Fahrtenbuch geführt, in dem Vor- und Nachname, Geburtsjahrgang, Geschlecht, Beginn- und Endzeitpunkt der Fahrt und die jeweilige Kilometerleistung verzeichnet werden. Aus Sicherheitsgründen ist dieses Fahrtenbuch offen einsehbar für alle Personen mit Zugang zur Bootshalle.
  3. Im Rahmen des Fahrtenwettbewerbs des Deutschen Ruderverbands (DRV) werden aus dem elektronischen Fahrtenbuch Vor- und Nachname, Geburtsjahrgang, Geschlecht, Gesamtkilometerleistung und Informationen über die Teilnahme an Wanderfahrten weitergegeben
  4. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. Starterlaubnis) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
  5. Im Rahmen von Sammelbestellungen z.B. für Vereinsbekleidung, Rettungswesten, etc. werden -namen und ggf. die Emailadresse an den Verkäufer weitergegeben.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in folgender Weise veröffentlicht:

  • Aushängen auf dem Vereinsgelände,
  • Aushänge im Schaukasten am öffentlichen Weg vor dem Vereinsgelände
  • in der Clubzeitung
  • auf der vereinseigenen Homepage http://www.ruderclub-undine-radolfzell.de
  • in Internetauftritten, u.a. rudern.de, www.lrvbw.de,
  • auf social media- Portalen, u.a. Facebook, Instagram,
  • an die Presse weitergegeben., u.a. Südkurier, Singener Wochenblatt, Zeller Magazin, Ruderblatt.
  1. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, vereinsbezogenen Festen, Boote-Zusammenstellungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang, Geschlecht.
  2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion und E-Mail-Adresse veröffentlicht.

§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Finanzen - Abteilung Mitgliederverwaltung, zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

  1. Die Ressortleitung Finanzen - Abteilung Mitgliederverwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.

  1. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§6 Kommunikation per E-Mail

Für die Kommunikation per E-Mail nutzt der Verein eigene funktionsgebundene Zugangsemailadressen, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

  1. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc" zu versenden.

§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen und sparsamen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§8 Dauer der Speicherung von Daten

  1. Sobald der Austritt eines Mitglieds wirksam wird, werden auch seine der Mitgliederverwaltung vorliegenden Daten gelöscht.
  2. Ausgenommen hiervon ist der Fall, dass seitens des Vereins noch Forderungen gegenüber dem ausgetretenen Mitglied bestehen. Die Daten werden erst dann gelöscht, sobald den Forderungen entsprochen wurde.
  3. Daten von Angestellten werden gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erst zehn Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

§9 Datenschutzbeauftragter

Da der Ruderclub Undine e.V. aktuell keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, entfällt bis auf Weiteres die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

§10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Der Verein unterhält die Internetpräsenz www.ruderclub-undine-radolfzell.de.

Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.

1. Personen, die Änderungen an den Inhalten vornehmen, erhalten hierzu vertraulich zu behandelnde Zugangsdaten.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit     Online-Auftritten verantwortlich. Etwaige Änderungen sind im Vorfeld mit dem Ressortleiter abzustimmen.

3. Die Daten der Internetpräsenz sind aus organisatorischen Gründen auf einem Webhosting-Server gespeichert. In         diesem Fall gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

Die bekanntesten sind:

Google Drive: https://drive.google.com/file/d/1bOIyDEfSTFmail81zNjIONXOJg0QWpP_/view

Microsoft OneDrive: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Telekom: https://www.telekom.de/datenschutzhinweise

Die Datenschutzerklärungen weiterer Anbieter können, soweit sie für die Bearbeitung der Mitgliederdaten relevant sind, angefragt werden.

4. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage,       social media-Auftritte, u. a. digitale Medien) der ausdrücklichen Genehmigung des geschäftsführenden Vorstands.       Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu             benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist.

Datenschutzerklärungen derzeit genutzter social media-Anbieter:

Facebook: https://de-de.facebook.com/policy.php/

Instagram: https://de-de.facebook.com/help/instagram/155833707900388

5. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorsitzenden, kann der       Vorstand nach 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des         Vorstands nach 26 BGB ist unanfechtbar.

6. Risikoaufklärung: Es wir darauf hingewiesen, dass Daten, die im Internet veröffentlicht werden, in Drittländern           verarbeitet werden können. In diesen Ländern gelten häufig keine oder nur unzureichende Regelungen zum               Datenschutz oder Bildrechten.

§11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

Die Sanktionierung von Verstößen gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung behält sich der Vorstand vor.

§12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 19.09.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

Der 1. Vorsitzende